Directiesecretaresse

Als Directiesecretaresse bij de NAK ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden rondom de Algemeen Directeur en de Operationeel Directeur. Je organiseert efficiënt hun agenda’s en zorgt ervoor dat afspraken met de directie, het bestuur en de commissies zorgvuldig worden ingepland. Daarnaast beheer je het e-mailverkeer op het Directiesecretariaat, zodat belangrijke berichten niet over het hoofd worden gezien. Ook verwerk je de binnenkomende en uitgaande post en zorg je voor een correcte registratie hiervan.

Naast deze organisatorische taken regel je praktische zaken zoals het boeken van vergaderlocaties en catering, het bestellen van bloemen en relatiegeschenken en het verzorgen van reis- en verblijfarrangementen. Verder houd je de registratie van klachten en bezwaren bij en zorg je dat de benodigde handtekeningen tijdig worden verzameld. Tot slot verzorg je benoemingsbrieven, regel je inlogaccounts en zorg je dat nieuwe collega’s toegang krijgen tot de benodigde systemen, zodat zij meteen aan de slag kunnen.

Je werkt binnen een klein, professioneel team van drie personen. Hoewel je veel taken zelfstandig uitvoert, zorgen je collega’s voor de coördinatie en bewaking van de prioriteiten. Samen met de Senior Directiesecretaresse en de Directiesecretaris vorm je een hecht team dat nauw samenwerkt en regelmatig contact onderhoudt met interne en externe partijen. Door overzicht te houden, proactief te handelen en zorgvuldig te werk te gaan, zorg je ervoor dat de directie zich volledig kan richten op hun verantwoordelijkheden zonder zich zorgen te hoeven maken over de administratieve en organisatorische zaken.